Metodologia organiza as demandas em prioridades de forma fácil e visual

É muito comum ver profissionais de marketing, especialmente gestores e freelancers, sofrendo para organizar as demandas do dia a dia. Solicitações de clientes que surgem de última hora, dúvidas da equipe, propostas para fechar, projetos paralelos para tocar, cursos e eventos para aprimoramento… Nossa! É muita coisa para organizar e muitas vezes a mais organizada das pessoas fica perdida no meio de tantas demandas e se vê num ciclo constante de apagar incêndios. Quem nunca?

Para começar, não se assuste com o nome difícil. Eisenhower, general do Exército e, posteriormente, presidente dos Estados Unidos criou a DARPA, a agência de pesquisas que criou a internet. Só por esse breve resumo você já pode perceber que tempo para Eisenhower era extremamente valioso e escasso.

Diz a lenda que ele elaborou toda a estratégia que levou os aliados à vitória em uma tarde utilizando esta matriz, organizada em uma única folha.

O mais interessante dessa matriz é que ela é simples. Divide todas as suas demandas em quatro tipos. E partir desses tipos você consegue ter uma assertividade maior com relação às decisões que toma a respeito de cada uma, da seguinte forma:

Quadrante 1: Urgente e importante Quadrante 2: Importante e não urgente Quadrante 3: Urgente e não importante Quadrante 4: Não urgente e não importante

 

O pulo da gata

Existem diversas metodologias de organização e gestão de tarefas. A Matriz de Eisenhower é apenas uma delas. O fato é que a matriz é muito pessoal e coisas que são urgentes para você podem não ser para o outro. Esse é um dos motivos pelos quais eu recomendo esse modelo especialmente para quem trabalha só, a famosa eugência, ou para líderes de times pequenos, habituados a trabalhar com comandos de prioridade e autogestão de tempo.

Como toda metodologia, é importante que você adapte para a sua realidade. As minhas demandas como gestora e atendimento são diferentes das demandas de uma produtora de conteúdo ou de uma analista de performance.

Considerando isso, eu adaptei a matriz para a minha realidade usando uma coisa que eu adoro: post-its coloridos.

Matriz-de-Eisenhower-organizacao-produtividade

Toda manhã, eu primeiro organizo todas as demandas em uma lista única no trello e depois faço as seguintes perguntas:

– É preciso resolver isso agora/hoje?

– Eu sou a pessoa que precisa resolver?

– Vai levar mais de 10 minutos para fazer?

– Vai gerar novas demandas?

A partir dessas quatro perguntas consigo definir qual será a cor do post-it.

Rosa: Tarefas cuja a resposta foi SIM para as perguntas 1 e 2 e NÃO para a pergunta 3.

Verde: Tarefas cuja a resposta foi SIM para as perguntas 2 e 3 e NÃO para a pergunta 1.

Amarelo: Tarefas cuja a resposta foi SIM para a pergunta 1 e NÃO para a pergunta 2.

Laranja: Tarefas cuja a resposta foi SIM para as perguntas 3 e 4 e NÃO para as perguntas 1 e 2.

Exemplos reais da minha rotina para te ajudar a entender:

ROSA = Eu preciso fazer e resolvo rápido.

Responder emails dos clientes das ações em andamento;

Validar uma proposta para um novo cliente;

VERDE = Eu preciso fazer, mas não vai ser rápido.

Organizar as demandas da equipe;

Fazer o planejamento da campanha do cliente;

Proposta para um possível novo contrato;

Escrever para o LadiesOn;

AMARELO = Eu posso pedir para outra pessoa fazer ou fazer depois, desde que seja ainda hoje.

Agendar o disparo do email marketing já revisado e aprovado;

Enviar a arte da criação já aprovada para o veículo;

LARANJA = Eu não preciso fazer ou o custo-benefício de fazer isso não vale a pena.

Responder o post daquele amigo chato com um textão no Facebook;

Instalar a atualização do sistema;

 

ATENTA

Não sei vocês, mas a primeira vez que eu vi essa matriz, ouvi anjos cantarem. Ao colocar a matriz em prática pela primeira vez eu percebi que estava usando como triagem de emergência e dedicando a maior parte do meu tempo para os quadrantes Urgente/Importante e Urgente/não importante e aposto que você também.

Eu estabeleci horários de começo e fim para atender cada uma das cores. É claro que não consigo respeitar isso na maioria das vezes, mas, tenho conseguido otimizar bastante o tempo investido nos post-its verdes que são os mais importantes!

É necessário que você tenha clareza para estabelecer quais são suas prioridades. E lembre-se que “prioridade” não significa “emergência”!

 

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Empreendedora, sócia da seu agá, comunnity manager no SMXP, co-fundadora e autora no LadiesOn, entusiasta e consultora de gestão de agências digitais, atuo no mercado digital há mais de 10 anos. Tentando ser uma pessoa melhor para o mundo, reduzindo o consumo de café e plástico, aumentando o consumo de empatia. Orgulhosamente já fui finalista da 1ª Hackatona {reprograma}, mentora do Startup Weekend, co-host e palestrante do Social Media Week. 

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