Ferramentas online para gestão de uma empresa.

Ferramentas online para gestão de uma empresa.

Quando falamos em gestão online, já pensamos em ferramentas online, que podem ajudar nos processos infinitos que a gestão de uma empresa necessita.

Se você trabalha com uma equipe pequena ou mesmo sozinha essas ferramentas podem sim mudar sua rotina e ajudar na sua produtividade.

Além de ajudar é claro, empresas com um time de equipe grande e gigantesca, tudo vai depender do que você precisa.

Antes de colocar a ferramenta para gerir seu negócio, o ideal é testar, e ver qual se encaixa a suas necessidades e demandas e ter em mente, porque vai usá-la(s).

As ferramentas disponíveis no mercado são inúmeras, e contratá-las por contratar não vai ajudar em nada sua empresa.

Eu demorei bastante para encontrar algumas que se encaixavam em minha necessidade, e sempre tento testar algumas novas antes de usá-las no dia a dia, mesmo trabalhando com um equipe de dois 🙂

Porque o que pode acontecer e já passei por isso é, ficar mudando e testando e no final atrapalhar na produtividade mais do ajudar.

Pense na ferramenta como um auxílio e ajuda para otimização de tempo independente do tamanho de seu negócio.

Se ela é fácil de ser aprendida e ensinada, se traz os benefícios que procura, pode ser interessante testá-la e depois usá-la com mais pessoas.

Algumas no mercado que já testei, usei ou não, mas que pode servir para a demanda de sua empresa são:

Operand

Alguns pontos positivos :

– valor acessível para pequenos negócios;

– comunicação interna, fácil entre equipe;

– criação de propostas via pdf;

– relatórios financeiro e produtividade de equipe ( cronômetro de tempo de jobs);

– espaço para pautas e jobs;

– parte financeira;

– fácil e layout minimalista;

– lista de clientes;

– gerenciar usuários com permissões diferenciadas e criação de equipes dentro da plataforma;

Contras ( por usar vou colocar minha impressão):

-Falta de integração com Google Calendário;

– Falta de calculadora na ferramenta ( apesar de ter campos na proposta que podem ser pré-configurados com taxas, impostos, comissões etc)

-Mudou recentemente o visual, me deixou um pouco perdida, é o lado ruim em qualquer plataforma ou processos que estamos acostumados, mas precisamos nos adaptar. 🙂

Trello

Fiz um vídeo aqui falando sobre ela e mostrando por dentro.

Feedz

É uma ferramenta mais voltada para gestão de pessoas, motivacional e de engajamento.

Criada pelo Gabriel Leite e sua equipe, ele foi super solícito para demonstrar e também deixá-la testá-la. Achei o layout muito bom e de fácil aprendizado, o conceito de tornar o relacionamento da(s) equipe(s) mais humano e mais próximo é algo bastante interessante, principalmente para equipes remotas ou em grande escala.

Acredito que para o gestor possa ajudar na parte motivacional e humana pois trabalhar e lidar com várias pessoas é algo que requer muito tempo, empenho e perseverança por parte de gestores.

Se a equipe já está habituada ao trabalho online acredito que seja mais fácil de incorporar o uso da ferramenta no dia a dia.

Vale a pena testar. 🙂

Calendário Google

Você consegue sincronizar com algumas ferramentas disponíveis no mercado, como por exemplo Trello.

Além de poder criar uma agenda compartilhada com sua equipe, e avisos de reuniões com seu gmail também.

Pelo celular também é possível usar e sincronizar com Google Keep.

 

Formulário do Google, Apresentação e outros produtos Google

Essas ferramentas gratuitas do Google, ajudam e auxiliam muito na produtividade no trabalho em equipes, principalmente remotas.

Podem ser editadas em tempo real, além de ser fácil de usar para incorporar formulários em sites, e receber as notificações de resposta pelo gmail.

Essas são algumas mas há muito mais nesse vasto mundo online.

E você qual(is) utiliza? Conta pra gente 🙂

 

Você vale muito mais do que esse contrato

Você vale muito mais do que esse contrato

Esse é um daqueles textos que eu deveria ter entregue para o meu eu de alguns meses atrás. Todas nós passamos por uma fase em que um contrato ou até mesmo um projeto nos tiram do nosso caminho. Não é o que queremos, mas é o que precisamos para perceber o que verdadeiramente importa.

Conversas intermináveis no telefone. Trocas de mensagens emails que parecem não ter fim. Ou emails que nunca são lidos, mas que você precisa da resposta para ontem. Ah, e ontem foi o deadline para aquela outra tarefa que você nem sequer começou a fazer porque teve que gastar horas explicando que não é a sua função. E ainda tem uma outra coisa que te pedem, mas você explica que as coisas não acontecem de uma hora para outra.

Você termina o dia e então, a única coisa útil que fez durante essas horas foi dar “bom dia” para algumas pessoas. Sente que o restante das horas foram um completo desperdício. A frustração bate porque existem mil tarefas pendentes e nenhuma delas perto de terminar. Adivinha o saldo do dia? É, algumas outras tarefas “urgente urgentíssimas” entraram na lista e você passa a noite inteira se perguntando do porquê delas serem tão importante assim e você não tem poder nenhum para mudar isso.

E para o dia seguinte você já sabe: tudo vai se repetir, por mais que você gaste energia para acionar o seu próprio “Departamento de Vai Dar Ruim” e alertar as outras pessoas que o caminho não é bem pelo qual eles estão indo.

Sua motivação para acordar já foi pro saco antes mesmo de você ir dormir, isso quando consegue. A sua mente então ativa o “modo lembrete”: todas as tarefas que você deveria ter feito no dia então aparecem. Isso inclui aquela conta que você mais uma vez deixou de pagar porque simplesmente esqueceu.

Final de semana está na porta e a única coisa que você consegue pensar é no quanto você pode colocar o sono em dia. Mas, adivinha? Isso não vai acontecer, claro. Você tem que colocar o trabalho em dia: foram tantas coisas pequenas que consumiram seu tempo que você está até o talo de coisas (realmente úteis) para fazer. Sair com os amigos, terminar de ler aquele livro que você começou (e nem lembra mais onde parou) são algumas das coisas que você não vê há tempos. 

Você vale muito mais que qualquer contrato

A sua e a minha saúde mental valem muito mais do que qualquer contrato ou projeto. Assim como o seu tempo de conversas jogadas fora com os amigos e as horas de “ócio coletivo”. Ser produtivo não significa estar com as 24 horas do dia trabalhando. Mas você pode usar algumas dessas horas para trabalhar para você: leia parte de um livro, jogue conversa fora, tenha um hobby.

Às vezes passamos tanto tempo com a cabeça imersa em “pagar contas”, que esquecemos de pagar as contas da saúde. E uma outra coisa que pode ser considerada balela, é o tal do propósito. Ou você tem um muito forte ou vai deixar a vida te consumir. Propósito tem a ver com o que é forte para você; não tem essa de “quanto mais nobre, melhor”. Esqueça isso, por favor.

Eu já estive num ciclo que parecia não ter fim. Para me ajudar a não cair nele novamente, comecei a adotar alguns mini hábitos. Não são hábitos completos, mas apenas parte deles (por isso o “mini”).

O que acontece é que você vai enganar seu cérebro: ao invés de colocar hábitos gigantescos e que você vai demorar muito para se acostumar (e a frustração aparecer), você coloca pelo menos ⅓ deles e vai aumentando. Pequenas ações certas é melhor que ação nenhuma feita. Já explico.

A ideia aqui é você ganhar pequenas doses de motivação. Vamos imaginar que o seu mini hábito seja correr alguns quilômetros todos os dias. Se você for uma pessoa sedentária, dificilmente você vai conseguir isso de primeira, e então o desânimo e a frustração vão bater à sua porta.

Então, você coloca uma meta tão absurdamente ridícula que será impossível não conseguir fazê-la, mesmo naqueles dias em que a motivação é zero e a sua autoestima estiver no nível abaixo do solo.

Nisso, você já começa a se preocupar com você e menos com as outras pessoas. Ser egoísta, de vez em quando, é bom.

Um outro ponto é você aprender com essas fases. Não busque justificativas, do tipo “por que eu fiz isso”, mas se pergunte “o que eu poderia ter feito de diferente para…”. Reavalie as decisões que você tomou antes de chegar ao ponto que chegou. E então, mude. Lembre-se que não existe decisão errada, existe aprendizado em cada momento: você não passou pelo o que passou porque queria, mas porque precisava.

Mídias sociais: como se manter longe delas

Mídias sociais: como se manter longe delas

Pode ser bem contraditório profissional de mídias sociais ter que ficar longe das mídias sociais. Mas é primordial.

É uma notificação que chega no Facebook, uma pessoa que chama no WhatsApp e os stories no Instagram que adoramos acompanhar. Muitas vezes, passamos horas vendo os conteúdos alheios; a procrastinação toma conta e a tarefa que deveria ter sido feita nessas preciosas horas, é deixada para o dia seguinte.

(mais…)

Como anda a saúde mental da mãe empreendedora?

Como anda a saúde mental da mãe empreendedora?

Você não tem tempo para mais nada! É um corre-corre diário e frenético :p

Acorda, café, arrumar filho 001 para escola, filho 002 faz trabalho de casa, enquanto você senta e trabalha um pouco (o almoço está no fogo, diga-se passagem! E cuidado pois você já queimou o arroz milhares de vezes), pega filho 001 na escola, manda 002 pro banho, arruma 002, dá almoço aos 2, tenta comer alguma coisa (sim a esta altura você está sem fome e sem tempo), coloca 002 para a escola, senta para trabalhar mais uma vez, faz as tarefas da tarde com 001, dá lanche, trabalha mais um pouco, recebe 002 da escola, coloca todo mundo pro banho mais uma vez, dá janta (tenta comer novamente, rs), deixa 001 e 002 no vídeo-game para ter um pouco de sossego enquanto termina seus trabalhos e finalmente é chegada a hora de dormir.

Esta é a rotina da maioria de nós mães empreendedoras, a maior parte dos dias da semana. Não é a toa que chegamos no fim do dia: estressadas, esgotadas, sem ânimo, sem vida! E que por muitas vezes achando que não vamos dar conta de tudo e queremos jogar tudo pra cima, mesmo sabendo que teremos que catar depois!

A maternidade por si, já suga nossas energias como um aspirador de pó. Mas diante das circunstâncias, nos vemos muitas vezes tendo que auxiliar na renda doméstica, ou até, não desejamos abandonar nossos sonhos por conta da maternidade (Sim, somos mães e temos sonhos, ok! Aceite mundo!)

Mediante a este quadro, hoje quero falar sobre a saúde mental da mãe empreendedora. Por mais que tentemos ser uma máquina, precisamos olhar para dentro de nós com um olhar sincero e amoroso. Precisamos cuidar do nosso bem mais valioso. Não, não estou falando dos nossos filhos, estou falando da nossa mente!
Precisamos sim, nos cuidar de dentro para fora. Cuidar para que a nossa mente não seja bombardeada por inúmeras tarefas, processos e obrigações. Não, não somos obrigadas a cumprir tudo! Não somos obrigadas a dar conta de tudo! Pelo simples fato de que somos seres humanos.

Seres humanos têm uma capacidade limitada de lidar com determinadas circunstâncias e por muitas vezes precisam sim de um descanso, uma noite de sono mais longa, um café fresquinho e uma refeição preparada por alguém com todo carinho (fica a dica).

Para finalizar vou deixar algumas dicas que tenho utilizado na minha vida e têm dado certo, espero que sirvam para vocês também:

-Se ame
Você é a pessoa com quem mais convive, então cultive esse jardim aí, mulher! Não o da varanda ou do quintal… Mas esse jardim do seu peito, da sua mente. Regue suas flores e quando for preciso ADUBE SUA TERRA, APARE OS GALHOS E RETIRE AS FOLHAS MURCHAS 😉

-Tenha uma rotina
Faça listas! Sim, listas são ótimas, mas seja fiel a elas. Não coloque muitos itens, mas o suficiente para o dia seguinte. Você vai ver o quanto seu dia foi produtivo. (Depois passa aqui e deixa um comentário, se para você funcionou mesmo)

– Faça terapia
Terapia NÃO é coisa de doido, NÃO é coisa de gente problemática, NÃO, NÃO, NÃO e simplesmente NÃO… O terapeuta é um profissional capacitado que irá ser um facilitador para sua vida. Pense nisso 🙂

– Reserve um tempo somente para você
Para nós mães é completamente difícil esta tarefa, mas reserve um tempinho para tomar um sorvete, dar uma caminhada em uma tarde de sol, tomar um café, ver a praia ou simplesmente ficar deitada ouvindo uma música… Mas isso tudo sozinha! Lembre-se: Você é a pessoa com quem mais convive 🙂

Prospecção: como aprender a trabalhar com o que tem valor

Prospecção: como aprender a trabalhar com o que tem valor

Você sabe vender o seu trabalho? Quando perguntam o que você faz, você consegue defender o serviço com orgulho de forma que encante seu interlocutor? A prospecção de novos clientes também passa por essa paixão e vai além: é preciso  que a admiração e a confiança andem juntas.

O sucesso da sua empresa depende da conquista de clientes e depois da fidelização dos mesmos. Para quem trabalha como eugencia, ou presta serviços como mídias sociais, redação, revisão, front e back end e marketing digital, só para citar alguns, é necessário sair do escritório e ir falar com o outro.

Fazer uma visita a um futuro cliente que veio como um lead pelo funil de vendas ou puramente por indicação é fundamental para apresentar o seu trabalho.

Quando a mágica da prospecção acontece

Se esse é o seu primeiro contato, vale abusar dos apps: pode marcar um skype, ou mandar um oi para se apresentar e marcar um horário. Um dia alguém disse que nada substitui o olho no olho e é verdade, principalmente na hora de fechar negócios. Pessoalmente você vai sentir o que realmente importa e vai gerar valor.

Faça acontecer com uma conversa profissional e extrovertida. Você conhece o valor do seu produto, coloque-o na mesa e venda-o. Se der medo, faça mesmo assim.

Antes porém, faça o check list e prospecte com confiança:

Pessoal: vista-se de maneira profissional, mas confortável. Seja você mesma, de modo que não tenha que preocupar-se durante a prospecção, com a manga da blusa que não para no lugar.

▪Lição de casa: conheça o seu futuro cliente e os clientes dele. Faça a busca. Por menos online que a marca dele esteja, algo deve aparecer. Estude também os concorrentes. Assim, conforme o cliente fala, você compreende que tipo de serviço vai ser ideal para ele.

Networking: tenha o seu cartão de visita sempre a mão, após uma reunião deixe o cartão. No elevador, se trocou uma conversa de trabalho com alguém, deixe seu cartão também.

Voz: faça-se ouvir. É bem sabido que as mulheres são interrompidas por homens sempre que tomam a palavra. Um tom de voz firme e sincero é garantia de envolvimento na conversa. Em caso de (muita) interrupção, faça um gesto erguendo a mão direita, como se pedisse para o outro esperar e termine o raciocínio. Pedir licença e continuar a falar também pode. Depois de terminada a explanação abra para perguntas.

Coração: fale a verdade sobre o seu negócio. Não prometa nada que não pode cumprir. Ofereça seus serviços e o que não estiver à sua altura prometa pesquisar a possibilidade, se isso fizer parte do seu escopo profissional, do contrário troque por outro serviço ou produto, ou simplesmente diga que a sua empresa não faz esse trabalho.

Ouça e anote: seu futuro cliente, por mais que não saiba o que quer e nem saiba explicar o que a empresa dele precisa, tem muito conteúdo para te oferecer. Atente-se aos pequenos detalhes. Apure seu faro e anote o que achar importante ou intrigante. Com certeza vai ser útil quando as demandas vierem.

Não abrace o cliente como se fosse o último: precisamos de dinheiro, sim. Mas a dignidade deve ser a nossa pauta. O mercado empobrece cada vez que um cliente que não precisa de tudo o que temos a oferecer é empurrado goela abaixo com todos os nossos serviços. Por outro lado, um cliente sabichão que queira contratar o mínimo, mas receber o máximo, deve ser revisto.

▪Tenha o contrato claro: o combinado nunca sai caro. Tenha no contrato exatamente o que ficou acertado. Todo mundo tem a cópia, todos leram, todos assinaram. Explique sobre essa conduta na prospecção.

Faça pacotes: pequeno, médio e longo prazo nunca dá errado. Se o futuro cliente só quer experimentar, curto prazo é o tamanho ideal para que ele entenda como o trabalho é feito. Já o resultado que ele espera obter, somente do médio prazo em diante. Deixe claro.

 

No mais, coragem menina! Ninguém conhece mais do que você mesma o trabalho que você apresenta. Tome um banho de auto-estima e vista sua própria camisa. Prepare um tipo de apresentação único que tenha o seu jeito. Faça com que sua visita seja leve pra você mesma. Fique à vontade e perceba ao final da prospecção que o medo pode criar monstros enormes, mas na verdade não passam de imaginação.

Que o sucesso esteja com você!

Como usar a Matriz de Eisenhower para melhorar a organização e produtividade

Como usar a Matriz de Eisenhower para melhorar a organização e produtividade

Metodologia organiza as demandas em prioridades de forma fácil e visual

É muito comum ver profissionais de marketing, especialmente gestores e freelancers, sofrendo para organizar as demandas do dia a dia. Solicitações de clientes que surgem de última hora, dúvidas da equipe, propostas para fechar, projetos paralelos para tocar, cursos e eventos para aprimoramento… Nossa! É muita coisa para organizar e muitas vezes a mais organizada das pessoas fica perdida no meio de tantas demandas e se vê num ciclo constante de apagar incêndios. Quem nunca?

Para começar, não se assuste com o nome difícil. Eisenhower, general do Exército e, posteriormente, presidente dos Estados Unidos criou a DARPA, a agência de pesquisas que criou a internet. Só por esse breve resumo você já pode perceber que tempo para Eisenhower era extremamente valioso e escasso.

Diz a lenda que ele elaborou toda a estratégia que levou os aliados à vitória em uma tarde utilizando esta matriz, organizada em uma única folha.

O mais interessante dessa matriz é que ela é simples. Divide todas as suas demandas em quatro tipos. E partir desses tipos você consegue ter uma assertividade maior com relação às decisões que toma a respeito de cada uma, da seguinte forma:

Quadrante 1: Urgente e importante Quadrante 2: Importante e não urgente Quadrante 3: Urgente e não importante Quadrante 4: Não urgente e não importante

 

O pulo da gata

Existem diversas metodologias de organização e gestão de tarefas. A Matriz de Eisenhower é apenas uma delas. O fato é que a matriz é muito pessoal e coisas que são urgentes para você podem não ser para o outro. Esse é um dos motivos pelos quais eu recomendo esse modelo especialmente para quem trabalha só, a famosa eugência, ou para líderes de times pequenos, habituados a trabalhar com comandos de prioridade e autogestão de tempo.

Como toda metodologia, é importante que você adapte para a sua realidade. As minhas demandas como gestora e atendimento são diferentes das demandas de uma produtora de conteúdo ou de uma analista de performance.

Considerando isso, eu adaptei a matriz para a minha realidade usando uma coisa que eu adoro: post-its coloridos.

Matriz-de-Eisenhower-organizacao-produtividade

Toda manhã, eu primeiro organizo todas as demandas em uma lista única no trello e depois faço as seguintes perguntas:

– É preciso resolver isso agora/hoje?

– Eu sou a pessoa que precisa resolver?

– Vai levar mais de 10 minutos para fazer?

– Vai gerar novas demandas?

A partir dessas quatro perguntas consigo definir qual será a cor do post-it.

Rosa: Tarefas cuja a resposta foi SIM para as perguntas 1 e 2 e NÃO para a pergunta 3.

Verde: Tarefas cuja a resposta foi SIM para as perguntas 2 e 3 e NÃO para a pergunta 1.

Amarelo: Tarefas cuja a resposta foi SIM para a pergunta 1 e NÃO para a pergunta 2.

Laranja: Tarefas cuja a resposta foi SIM para as perguntas 3 e 4 e NÃO para as perguntas 1 e 2.

Exemplos reais da minha rotina para te ajudar a entender:

ROSA = Eu preciso fazer e resolvo rápido.

Responder emails dos clientes das ações em andamento;

Validar uma proposta para um novo cliente;

VERDE = Eu preciso fazer, mas não vai ser rápido.

Organizar as demandas da equipe;

Fazer o planejamento da campanha do cliente;

Proposta para um possível novo contrato;

Escrever para o LadiesOn;

AMARELO = Eu posso pedir para outra pessoa fazer ou fazer depois, desde que seja ainda hoje.

Agendar o disparo do email marketing já revisado e aprovado;

Enviar a arte da criação já aprovada para o veículo;

LARANJA = Eu não preciso fazer ou o custo-benefício de fazer isso não vale a pena.

Responder o post daquele amigo chato com um textão no Facebook;

Instalar a atualização do sistema;

 

ATENTA

Não sei vocês, mas a primeira vez que eu vi essa matriz, ouvi anjos cantarem. Ao colocar a matriz em prática pela primeira vez eu percebi que estava usando como triagem de emergência e dedicando a maior parte do meu tempo para os quadrantes Urgente/Importante e Urgente/não importante e aposto que você também.

Eu estabeleci horários de começo e fim para atender cada uma das cores. É claro que não consigo respeitar isso na maioria das vezes, mas, tenho conseguido otimizar bastante o tempo investido nos post-its verdes que são os mais importantes!

É necessário que você tenha clareza para estabelecer quais são suas prioridades. E lembre-se que “prioridade” não significa “emergência”!